Questo è uno strumento che si presta molto ad essere utilizzato alla fine dell’anno ma si può proporre ad ogni “fine anno” aziendale o personale. In azienda, ogni anno, conosciamo diversi momenti di stop e di ripartenza, stessa cosa la possiamo pensare per noi come persone. Il periodo a cavallo fra due anni solari è uno ma anche l’arrivo dell’estate e l’inizio dell’autunno sono altri due momenti che sono conclusivi di molti progetti o di molte considerazioni. Ecco perché il calendario dell’avvento è uno strumento che possiamo tranquillamente considerare più volte nel corso dell’anno.
Si tratta di uno strumento il cui fine è facilitare la fase preliminare, la definizione di un progetto, il famoso brainstorming. E’ uno strumento da utilizzare prima che tutto inizi. Ma prima, alcune indicazioni su come funziona, come deve essere impostato, poi torniamo sull’utilità e sull’opportunità.
Il calendario dell’avvento che abbiamo imparato a conoscere da bambini era un conto alla rovescia che ogni giorno ci avvicinava al Natale, partendo dall’otto dicembre. Un percorso di diciassette giorni, spesso accompagnato da cioccolatini o latri dolci, ricompense quotidiane.
Allo stesso modo, dovremmo prenderci un tempo di almeno tre settimane (quindici giorni lavorativi) da dedicare ad un progetto che vorremmo intraprendere.
Il calendario dell’avvento funziona così: ogni mattina dedichiamo 5 minuti a questo progetto e scriviamo su un foglio le considerazioni che ci vengono in quei 5 minuti. Liberamente, senza vincoli, semplicemente pensando a quel progetto. Ogni giorno rileggiamo le righe scritte i giorni prima e proseguiamo le nostre riflessioni, aggiungendo commenti o cambiando radicalmente focus. L’importante è dedicare ogni giorno 5 minuti al progetto scrivendo le proprie riflessioni, senza porre filtri. Terminato il periodo bisogna rileggere ogni pensiero e abbinarlo ad una categoria. Le categorie sono libere, sarà quello che abbiamo scritto a suggerircele. Potranno essere “tempi di realizzazione”, “costi”, “partner necessari”, “target” ma tante altre ancora. L’importante è che organizziate quello che avete scritto.
Quella sarà la vostra partenza per cominciare a pianificare il lavoro, quelle quindici o più riflessioni saranno le fondamenta su cui potrete poggiarvi nella fase iniziale perché vi indicheranno sempre da dove è partito il progetto, cosa avete pensato e dove pensavate di andare.
Questo tipo di strumento ha lo scopo di farci dedicare tempo all’analisi, alla raccolta. Spesso siamo schiavi dei tempi ed una semplice intuizione finisce per portare immediatamente a mesi di progettualità, spesso dispersivi. Invece, prendersi il tempo prima che tutto nasca è un modo per capire esattamente le potenzialità della nostra intuizione e come intendiamo svilupparla. Fare questo tipo di brainstorming attorno ad un’idea non è certo una novità, questo è solamente uno strumento per la gestione dei tempi, che serve per darci i giusti tempi cognitivi per pensare un’idea. Ecco perché può essere prezioso. Alla fine dei 15 giorni avrete dedicato alla vostra intuizione più di un’ora di tempo. In questi 75 minuti avrete capito alcune cose o vi sarete posti delle domande (magari senza risposta) da tener presenti. Avrete esplorato le potenzialità dell’idea e il lavoro di progettazione potrà trarre ispirazione da questa fase di raccolta libera.
Lo si può fare anche coinvolgendo un gruppo di lavoro. In questo caso ognuno svilupperà autonomamente il proprio calendario dell’avvento ed al termine ci sarà una lettura condivisa di tutti gli output.
Tre indicazioni tecniche: utilizzate un documento elettronico, sarà più semplice la fase di raggruppamento in macro temi dei vari spunti raccolti; non dedicate tempo a rielaborare quello che avete pensato, lo farete in un secondo momento se sarà necessario ma in questo frangente la forma non conta, conta la sostanza; il calendario dell’avvento dovrà poi essere consultato durante l’evoluzione del progetto. Potrebbe anche venir disatteso e si potrebbero prendere strade differenti ma è importante ci sia consapevolezza.
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