Analisi degli errori

Uno degli strumenti più diffusi in ambito analisi organizzativa è quello che prende in considerazione gli errori.

È l’approccio opposto a quello che prevede di identificare le priorità. Più o meno il ragionamento è lo stesso, cioè ragionare sugli obiettivi del proprio lavoro.

L’approccio basato sull’analisi degli errori ha finalità un po’ differenti.

Lo scopo di questo strumento, infatti, è duplice.

La condivisione

Da un lato c’è la condivisione della consapevolezza dell’organizzazione, è infatti importante che l’identificazione dell’errore del singolo sia poi condiviso, in modo da chiarire e dissipare eventuali fraintendimenti, qualora non vi sia accordo. È una finalità organizzativa, condividere lo scopo del proprio lavoro, comprendere come si colloca all’interno della struttura, essere certi che vi sia sintonia su questo.

Un’organizzazione è tale solo è condivisa, se non condividiamo non stiamo organizzando nulla.

La tensione legata alla performance

In seconda battuta permette di avere un approccio che possa mettere a proprio agio chi ha livelli di tensione molto alti legati alla propria performance; riuscire ad identificare un errore grave vuol dire circoscriverlo e condividerlo, significa dare a ciascuno gli strumenti per gestirlo.

Ciascuno di noi può provare tensioni rispetto al proprio lavoro, allo svolgimento delle proprie mansioni. Far correttamente quello che ci viene richiesto è un obiettivo cui tutti tendiamo. Riuscire a passare da una generica paura di sbagliare al mettere a fuoco la cosa più grave che possiamo fare in realtà riduce l’ambito di estensione della nostra ansia. Ovviamente, se questa comunicazione è gestita correttamente.

Identificare gli errori

Un’evoluzione interessante dello strumento base prevede di elencare tre errori in cui si può incappare nel proprio quotidiano, tre errori che dipendono direttamente dal nostro operato, qualunque sia il nostro ruolo all’interno dell’organizzazione.

Gli errori vanno identificati chiaramente, bisogna verbalizzarli in modo completo, scrivendo chiaramente di cosa si tratta.

L’uso delle parole è importante, scrivere ci porta a correggere e migliorare la definizione dell’errore o degli errori, nello svolgere l’esercizio questa parte deve avere un tempo definito e non può essere banalizzata.

L’errore deve essere descritto nel modo migliore possibile. Bisogna anche indicare perché riteniamo che siano errori importanti da tener monitorati.

Pensare alle conseguenze degli errori

Il passo successivo è quello di pensare alle conseguenze di ciascuno di questi errori, capire cosa comporta. Quale danno per noi e quale danno per l’azienda.

Ci sono errori che commettiamo e che hanno come unica conseguenza di farci perder tempo, ci sono errori che impattano sul lavoro altrui e, in alcuni casi, sulla reputazione dell’azienda.

Metterli in ordine di gravità

Una volta fatto questo, il passaggio successivo è quello di metterli in ordine da quello che ritenete più grave a quello che ritenete meno grave.

Questo vi servirà per mettere in risalto l’errore più grave che potete compiere. Potete anche condividerlo con i vostri collaboratori, potete chiedere ai vostri collaboratori di fare la stessa cosa e poi ragionare assieme a loro.

Il focus

Il focus dovrà essere su alcuni elementi:

• condividete l’analisi, avete chiaramente identificato l’errore più grave o i vostri collaboratori ne hanno identificato un altro che vi sembra più importante;

• focalizzatevi sul fatto che un errore grave da commettere non è difficile da tenere monitorato e probabilmente molti altri errori possibili non sono altro che derive di questo errore principale;

• una volta messo in chiaro questo aspetto potrete attivare sistemi di controllo che vi impediscano di fare questo tipo di errore, saperlo vi aiuterà ad essere più sereni nella gestione del vostro quotidiano.

È importante non focalizzarsi esclusivamente sulla gestione o sulla soluzione dell’errore, questo aspetto sarebbe meglio lasciarlo ad un ulteriore momento di incontro e riflessione.

La parte importante è identificarlo e condividerlo, già questo sarà sufficiente affinché si sviluppino procedure per evitarlo. Quindi lo scopo su cui dovete puntare non è la soluzione ma l’identificazione. Riconoscere e condividere.

Ad esempio, nella mia attività di consulente l’errore più grave che posso fare è quello di far perdere tempo ai miei committenti (e a me stesso). Nel mio caso si tratta di un errore che impatta sulla mia reputazione e che mina il rapporto di fiducia con il cliente.

Per questo adotto una serie di procedure che mi mettano nella condizione di capire se posso realmente essere un supporto per l’azienda oppure no. Proprio per tener monitorato questo errore grave ed evitare di incapparci.

Come sempre, se volete approfondire e avete bisogno potete contattarmi.