Tutti siamo convinti che il gruppo sia il vero lavoro aggiunto in un’organizzazione. Il team, la squadra, il gruppo, ci sono decine di modi per chiamarlo ed ogni manager sceglie il termine che più si sposa allo stile di leadership che sente più affine.
Nella gestione del gruppo tutti siamo preoccupati che siano coperte tutte le competenze che sono necessarie al compito dell’ufficio o dell’organizzazione. Si cerca sempre di avere coperti tutti i ruoli. Ogni squadra che si rispetti deve veder coperti tutti i ruoli e ci si focalizza su questo. Il parallelismo con le squadre sportive è totale, ogni ufficio deve avere tutte le competenze coperte e distribuite. Ognuno ha un ruolo che rivendica con quello che conosce, la propria specializzazione o unicità.
Non solo coprire i ruoli ma far dialogare il gruppo
Il mio pensiero e la mia esperienza, però, mi portano altrove. Certo, le competenze e le conoscenze individuali sono fondamentali ma non così determinanti. L’elemento più importante, all’interno di un gruppo, è la capacità e la volontà di condividere informazioni. O meglio, una delle aree più delicate, che maggiormente mina la possibilità di successo di un gruppo di lavoro è la scarsa considerazione della comunicazione. In tanti pensano che detenere una informazione li renda speciali, conoscere un risultato, un dato o anche una norma o una procedura viene vissuto come se fosse l’elemento che ci rende indispensabili. Non è così, non è quello che sappiamo che ci rende indispensabili, quello che sappiamo lo può tranquillamente imparare un altro.
Se il nostro ruolo è riconducibile ad una conoscenza allora può essere coperto da chiunque la detenga.
E’ come condividiamo le informazioni, come le rendiamo circolari che fa la differenza. E le informazioni in azienda, in una organizzazione, hanno diversi aspetti da monitorare, non ultimo i tempi.
Il tempo è un elemento della comunicazione
Non voglio addentrarmi ad affrontare un tema complesso come la gestione delle comunicazioni all’interno di un gruppo di lavoro in un unico post, mi limito ad accennare al discorso dei tempi. Avere un’informazione e condividerla nei tempi sbagliati rappresenta ugualmente un problema. Ricordo anni fa un mio responsabile che ripeteva che urgenza ed importanza sono due caratteristiche distinte, che trattenere un’informazione nel cassetto non la fa diventare importante, al massimo la trasforma in una informazione urgente.
Ecco perché dobbiamo sempre capire se quel che sappiamo, sia una conoscenza, un dato, un risultato, una scadenza, qualunque tipologia di informazione è saliente per il momento in corso. Sapere a cosa serve, a chi servirà è uno degli elementi da valutare prima di decidere come comunicare, come condividere. Un’organizzazione ci fornisce diversi canali per condividere le informazioni, ogni canale ha le sue caratteristiche, le sue peculiarità e per saperle sfruttare occorre anzitutto sapere di cosa abbiamo bisogno per perseguire il nostro fine.
Per un leader la comunicazione è sicuramente il punto di partenza
Cercate sempre di creare gruppi di lavoro in cui vi siano competenze e conoscenze diffuse, che possano permettere di fronteggiare complessità e, soprattutto, emergenze ed imprevisti. Cercate però di definire chiaramente i differenti canali di comunicazione ed assicuratevi che vengano utilizzati in maniera corretta, che all’interno del network del vostro gruppo di lavoro le informazioni siano sempre precisi e puntuali e che nessuno si senta minacciato dal condividere la propria peculiarità.
Lavorare su come far circolare le informazioni in termini di come e quando dovrebbe essere il punto di partenza di ogni leader o manager, dovrebbe essere la base su cui lavorare per costruire un gruppo solido e performante.
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