La gestione del tempo

La gestione del tempo è uno dei temi che maggiormente mi interessano. Nel corso degli anni l’ho visto affrontato con approcci differenti e, con il tempo e l’esperienza, sono arrivato a costruirmi una mia idea precisa, un modello che utilizzo nella mia quotidianità. Ecco perché in questo blog troverete il tema affrontato in diversi articoli.

La gestione del tempo è uno dei temi che da sempre imperversano ed alimentano le pagine di coach e consulenti. Da decenni ci imbattiamo in massime, vignette, perfino meme che ci ricordano che il tempo è l’unica risorsa che non possiamo rigenerare. Una volta esaurito il nostro tempo non possiamo disporne di nuovo. Questa è una considerazione parziale ma è il fondamento di tante riflessioni, ovviamente, parziali.

Il tempo è vero che è una risorsa non rinnovabile, ma questa non è la sua unica dimensione ed anzi, non è neppure la più importante. Anzitutto, da quando il concetto è stato formulato ed ha ottenuto successo, molto si è modificato, anche le risorse che sono rinnovabili abbiamo appreso non vadano comunque sprecate. Poi, il tempo scorre ma non è mai uguale. Come percezione, ovviamente, ma non solo. Il lunedì mattina ai tempi delle superiori ci sembrava non finire mai, le settimane erano lunghe e lente mentre ora snoccioliamo compleanni a velocità da TGV.

Quindi il tempo è differente. Cambia, ci sono momenti in cui si possono fare più facilmente certe attività e certe scelte e momenti in cui è più impegnativo, in cui bisognerebbe dedicarsi ad altro.

La gestione del tempo non è uno strumento.

Tutti i grandi guru della gestione del tempo hanno tabelle, formule, algoritmi in cui le nostre giornate vengono processate e ci vengono restituite organizzate, ottimizzate. L’unità di misura può essere l’ora, in alcuni casi la mezz’ora, coach più frenetici si organizzano il tempo in frazioni ancora più brevi. Mini blocchi dentro cui dobbiamo inserire attività e momenti di vita. Il tutto deve potersi incastrare, dobbiamo prevedere l’imprevedibile, la gestione del tempo, nella maggior parte dei casi, ha come modello di riferimento il Ragionier Ugo Fantozzi ed il suo risveglio calibrato al secondo. Ma la gestione del tempo non deve avere come scopo la gestione del tempo, l’ottimizzazione del minuto.

Uno degli errori principali è quello di cercare sempre un’organizzazione del nostro tempo che sia eterna. Che sia valida oggi e anche fra dieci anni, salvo qualche minimo ritocco. Non è così, la nostra gestione del tempo può variare anche ogni giorno. La cosa importante è capire dove vogliamo che ci porti quella giornata. La cosa importantissima, invece, è non confondere mai lo strumento con lo scopo. La gestione del tempo è uno strumento e non possiamo mai piegare uno scopo ad uno strumento. Quando lo strumento non calza con lo scopo, semplicemente, non è adatto. Ma non dobbiamo forzare l’obiettivo allo strumento.

La gestione del tempo riguarda i nostri obiettivi.

“Nessuno ti regalerà mai una giornata di 48 ore. Ma il tuo tempo non è la giornata. Sono le settimane, i mesi, gli anni. Bisogna organizzarli e sfruttarli”. Questo virgolettato è il mio, avrei voluto poterlo attribuire a Richard Branson o ad altri mega manager ma non è così. Però è l’assunto su cui organizzo il mio tempo. Io non suddivido il tempo, non cerco l’unità di misura del tempo organizzato per suddividere le attività in multipli di questa unità suprema e indivisibile. La gestione del tempo ha a che fare con i nostri scopi, con i nostri obiettivi.

La cosa da fare, per iniziare ad occuparsi managerialmente del nostro tempo, è definire obiettivi e risultati attesi. Dobbiamo sapere dove andare per poter poi decidere il mezzo e il tempo per andarci. Se sappiamo i traguardi da raggiungere nei mesi successivi possiamo organizzare il nostro tempo di conseguenza, assegnando spazi e priorità in modo organico e funzionale. La gestione del tempo non parte mai dalla gestione del tempo. Parte dagli obiettivi (personali e professionali) nel breve e nel medio periodo e su quelli ci si gestisce ed organizza. La gestione del tempo, l’organizzazione non sono driver, sono strumenti che vanno tarati. Invece, spesso, diventano dei veri e propri totem che soffocano la nostra individuazione di obiettivi.

Purtroppo ci siamo abituati a credere a schemi, strutture e cerchiamo sempre la risposta dentro formule che funzionano. Però non è questa la corretta visione della gestione del tempo, quello è un tentativo effimero di gestione del caos e del panico. La gestione del tempo deve iniziare da altri aspetti, deve essere funzionale ad uno scopo ed ogni schema o sistema che emerge è fortemente legato allo scopo, non deve essere universalmente idoneo.

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